FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN “AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS NUEVOS Y ADENDAS DE LA EMPRESA IRON MOUNTAIN PERÚ 2019” Trabajo de investigación para optar el grado académico de Bachiller en Ingeniería de Sistemas de Información y Gestión Presentado por: Pedro Pablo Inga Obregón Evelyn Brigitte Olivera Rios LIMA - PERÚ 2019 1 2 INDICE DE CONTENIDO INDICE DE CONTENIDO 3 ÍNDICE DE TABLAS 4 ÍNDICE DE FIGURAS 5 INTRODUCCIÓN 6 CAPITULO I: DESCRIPCION DEL PROBLEMA 7 1.1. Descripción de la realidad problemática ................................................... 7 1.2. Objetivos del proyecto ................................................................................. 8 1.2.1. Objetivo general 8 1.2.2. Objetivos específicos 8 1.3. Justificación del proyecto ............................................................................ 8 CAPITULO II: MARCO TEORICO 10 2.1. Antecedentes ............................................................................................... 10 2.2. Bases teóricas ............................................................................................. 14 2.3. Definiciones conceptuales .......................................................................... 16 CAPITULO III: DESARROLLO DEL PROYECTO 20 3.1. Arquitectura empresarial ......................................................................... 20 3.1.1. Arquitectura de Información (Datos) 21 3.1.2 Arquitectura de Negocios (Procesos) 22 3.1.3 Arquitectura de Aplicación 26 3.1.4 Arquitectura Tecnológica 27 3.1.5. Factibilidad Económica 28 CAPITULO IV: RECURSOS Y CRONOGRAMA 32 4.1. Recursos ...................................................................................................... 32 4.2. Cronograma de ejecución ......................................................................... 34 CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 35 5.1. Conclusiones ............................................................................................... 35 5.2. Recomendaciones ....................................................................................... 36 CAPITULO VI: FUENTES DE INFORMACION 37 6.1. Referencias bibliográficas ......................................................................... 37 6.2. Referencias electrónicas ............................................................................ 38 3 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Horas manuales Invertidas en la gestión de contratos y adendas 8 Tabla 2: Costos de los participantes del proyecto 28 Tabla 3: Costos del equipo de implementación del sistema 29 Tabla 4: Costos de licencias para implementación del sistema 29 Tabla 5: Ahorros generados por implementación del sistema 30 Tabla 6: Indicadores financieros del proyecto 30 4 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Metodología Scrum para desarrollo de software 15 Figura 2: Arquitectura de datos para la solución. 20 Figura 3: Proceso actual de ingreso de contratos. 21 Figura 4: Proceso futuro de ingreso de contratos con empresas privadas. 22 Figura 5: Proceso futuro de ingreso de adendas y renovaciones de contrato – Parte 1 23 Figura 6: Proceso futuro de ingreso de adendas y renovaciones de contrato – Parte 2 24 Figura 7: Arquitectura Tecnológica de Iron Mountain 26 Figura 8: Cronograma de ejecución del proyecto del sistema de gestión de contratos y adendas. 33 5 INTRODUCCIÓN En toda empresa, la gestión documentaria es una necesidad de suma importancia, ya que estos pueden albergar contratos, políticas, procedimientos, manuales (conocimiento), entre otras muchas fuentes de información. Sin embargo, debido a que hasta hace poco la desconfianza por la digitalización de estos documentos era alta por el riesgo a la pérdida de la información o posibles robos de información, se seguían administrando de forma manual y física, gastando muchos recursos para mantenerlos. Adicionalmente, al ser manual su gestión, los retrasos en tiempo que ocasionan podrían ocasionar pérdidas monetarias en una empresa. Un ejemplo para poder entender este impacto es en los contratos comerciales, que para poder formalizar negociaciones con los clientes se requiere la firma de un representante legal, del gerente comercial, del cliente y podría necesitarse de otras personas dependiendo del proceso, por lo cual se necesita trasladar los papeles del contrato de un lugar a otro. Este hecho hace que exista riesgo de demoras en tiempo, modificaciones no autorizadas al contrato, pérdida del contrato; los cuales pueden afectar al cliente, y hacer que este rechace el mismo, perdiendo un cliente. Otro ejemplo muy importante a tener en cuenta son contratos de carácter obligatorio por ley o laborales, los cuales son muy riesgosos en su administración, ya que la pérdida o modificación del mismo puede traer contingencias legales que repercutan muy negativamente en la empresa con sanciones o multas. Por último, para mencionar como ejemplo, esta los vencimientos en plazos determinados en el contrato, que al no tener un estatus actualizado de los mismos, el tiempo de no cumplir con estos es alto. Para evitar estos problemas en la empresa, que para este proyecto se trabajará con Iron Mountain S.A., se planifica la implementación de un sistema de gestión de contratos, que permita gestionar y controlar el estado de los contratos, para poder reducir los riesgos de incumplimientos. 6